Parhaat käytännön vinkit johtoryhmän työskentelyn tehostamiseen
Miten hyvä ja tuloksellinen ryhmätyöskentely mahdollistetaan johtoryhmän kokouksissa? Miten varmistetaan, että johtoryhmä ratkaisee, päättää, seuraa ja mittaa strategian sekä suunnitelmien mukaista edistymistä? Miten varmistetaan, että johtoryhmä on tilanteen tasalla ja nostaa aktiivisesti ehdotuksia ja asioita myös hallitukseen käsiteltäväksi? Miten varmistetaan, että päätökset jalkautuvat organisaatiossa eteenpäin myös muille henkilöille?
Johtoryhmätyöskentely ei ole ”one human show”, vaan se on sitoutunutta ja tavoitteellista työskentelyä koko tiimiltä
Keskity siihen, että johtoryhmätyöskentelysi on aidosti tuloksellista ja tavoitteellista jokaisessa kohtaamisessanne. Kun ollaan johtoryhmänä koolla, tulisi kaiken toiminnan keskittyä 1) koko johtotiimin yhteistyötä ja koordinointia vaativiin teemoihin 2) strategian kannalta mahdollisimman relevantteihin asioihin. Ja samanaikaisesti pitäisi muistaa välttää yhden funktion/tulosyksikön raportointia kokouksissa ja tämä rutiininomaisempi informointi/raportointi voidaan hyvin hoitaa relevantisti muissa kanavissa.
Tässä muutama käytännön vinkki aiheen tiimoilta.
1. Johtoryhmän agenda
Toimitusjohtaja valmistaa agendan hyvissä ajoin etukäteen, ei yksin sanellen vaan muut mukaan ottaen, kysyen ja kuunnellen. Vakioagenda on hyvä pohja, jotta yritykselle tärkeimmät osa-alueet tulevat aina huomioiduksi riittävällä tavalla. Vakioagendan lisäksi on syytä tarkastaa muita erityisnostoja tai erityisesti johtoryhmän huomioita vaativat ajankohtaiset asiat. Pidä huoli, että agenda on strategian, sen painopisteet ja tavoitemittariston huomioiva.
2. Valmistautuminen
Jokainen jäsen valmistautuu johtoryhmän kokoukseen etukäteen – se on tärkeä työtehtävä, ei vapaaehtoinen extra!
Tämä tarkoittaa kahta asiaa:
Valmistelee oman osuutensa ajankohtaiset materiaalit hyvissä ajoin ennakkoon ja etukäteen pohdittuna. Ja jakaa ne yhdessä sovitulla tavalla muille tiedoksi.
Lukee ajatuksella muiden materiaalit ennakkoon ja on valmistautunut keskustelemaan agendalla olevista asioista sekä valmiudessa esittämään kysymyksiä, joihin itse kaipaa tarkennuksia ja selvitystä.
3. Dokumentointi
Materiaalien dokumentointiin tulee sopia yhteinen tapa; mikä on muistion formaatti, mihin ne tallennetaan, miten ne jaetaan ja myös se historia taaksepäin. On myös hyvä yhdessä varmistaa ketkä kaikki johtoryhmän lisäksi ovat oikeutettuja näkemään muistiot.
Muistioon on tärkeää kirjoittaa ennenkaikkea päätökset että myös sovitut seuraavat toimenpiteet eli ns. ”to do:t” ja ehdottomasti vastuuhenkilöineen sekä aikatauluineen. Muistion to do-osuus toimii myös hyvänä johtoryhmäkokouksen aloitusosuutena; tämän listan tyhjennys kertoo omaa kieltään tavoitteellisesta ja suunnitelmallisesta toiminnasta.
To do -listalla toistuvasti roikkuvat kohdat kertovat toimeenpanokyvyn heikkoudesta. Siihen kannattaa puuttua.
4. Roolit & vastuut
Hyvässä johtoryhmässä jokainen tietää oman vastuunsa, roolinsa ja tavoitteensa. Strategia, sovitut tavoitteet, mittarit ja toimintasuunnitelmat ovat kaiken ytimessä. Toimitusjohtaja ottaa oman roolinsa kokousten puheenjohtajana; antaa tilaa ja vuorovaikuttamisen mahdollisuuden kaikille, pitää katseen agendassa, huolehtii ajankäytöstä sekä tarvittaessa siitä viimeisestä päätöksenteosta. Hyvä yhteishenki tuottaa varmuudella parempaa lopputulosta, kuin rakoileva ja riitaisa tiimi.
Johtoryhmän jäsenen tulee tuoda jotakin lisää yhtiölle, ei vain oman vastuunsa kautta, vaan tiimin jäsenenä koko yhtiön tavoitteellisuuteen ja onnistumiseen.
5. Päätökset
Päätöksien syntyminen on yksi johtoryhmätyöskentelyn menestyksistä. On kyettävä tekemään päätöksiä, vaikka toisinaan lopputulosta ei varmuudella tietäisikään.
Vain päätöksiä aikaansaamalla ja näiden jalkauttamisen eli todeksi muuttamisen kautta asiat edistyvät, muuttuvat todeksi.
Kun työskentely on tavoitteellista ja selkeää kokouksissa, se on sitä myös kokousten välissä.
Kirjoittaja: Pia Pursiainen